Kinh nghiệm đi thuê văn phòng
Hiện nay, các doanh nghiệp ngày càng phát triển và
mở rộng kéo theo nhu cầu thuê văn phòng cũng ngày càng tăng lên. Các công ty,
doanh nghiệp có xu hướng thuê văn phòng để vừa tiết kiệm chi phí, thời gian và
dễ dàng trong việc muốn chuyển địa điểm văn phòng sang chỗ mới so với việc mua
hoặc xây văn phòng. Tuy nhiên, nếu không có kinh nghiệm, khách hàng vẫn có thể
gặp phải những vấn đề phát sinh.
Thuê văn phòng, cần lưu ý những gì?
Trong một bài viết mới đây, ông Robert
Johnston, Giám đốc bộ phận cho thuê thương mại của Cushman&Wakefield
Vietnam đã đưa ra những tư vấn đáng chú ý.
Theo ông, các công ty khi chọn địa điểm văn
phòng thì khác biệt trong lĩnh vực kinh doanh sẽ dẫn đến khác biệt về nhu cầu,
tuy nhiên, mọi văn phòng đều phải được xem xét trên những tiêu chí cơ bản, như
tính an ninh, chất lượng quản lý tòa nhà, môi trường xung quanh (trường học,
ngân hàng, bệnh viện, cửa hàng ăn uống...), cùng một tiêu chí không thể thiếu
là giá thuê có đảm bảo ổn định, phù hợp với kinh phí của công ty hay không.
Chẳng hạn, nhìn vào toàn bộ thị trường cho
thuê văn phòng Hà Nội, có thể thấy một khu đô thị mới đang dần hình thành tại
khu vực phía Tây thành phố. Các công ty đua nhau di dời văn phòng về khu vực
này, nơi có những tòa nhà văn phòng mới hơn và giá thuê mềm hơn. Tuy nhiên, các
công ty cũng cần xem xét đến yếu tố khoảng cách.
Với địa điểm mới, nhân viên công ty cũng phải
đi làm xa hơn, chịu chi phí di chuyển, chi phí ăn uống cao hơn, thời gian trên đường
lâu hơn. Đây là điểm đáng lưu tâm cho nhiều công ty khi xem xét địa điểm văn
phòng.
Khủng hoảng kinh tế kéo theo giảm giá bán
cũng như giá thuê của các tòa nhà và không gian văn phòng, mang lại nhiều thuận
lợi cho các công ty. Đống Đa và Ba Đình là hai quận đông dân nhất trên địa bàn
Hà Nội. Giá thuê văn phòng tại khu vực hai quận này thấp hơn khu trung tâm kinh
doanh, nhưng không chênh lệch lắm nếu so với giá thuê tại khu đô thị mới phía
Tây thành phố.
Xét đến thiết kế mặt bằng, một văn phòng cần
tối ưu hóa lợi ích cho công ty, tức là tối đa hóa diện tích mặt bằng sử dụng và
hạn chế ít nhất có thể diện tích bao quanh. Thông thường, mặt bằng sẽ được thiết
kế để khách thuê có thể sắp xếp văn phòng hiệu quả nhất.
Trong trường hợp chủ nhà phải chia một mặt bằng
thành nhiều phần cho nhiều văn phòng sử dụng chung thì thông thường mặt bằng sẽ
được chia theo hình chữ nhật để thuận tiện và hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, kết cấu
sàn ứng lực không cột là loại mặt sàn hiên nay được các nhà thiết kế đánh giá
cao nhất. Thiết kế xây dựng hiện đại này mang đến giải pháp không gian thuận tiện,
với toàn bộ bề mặt tòa nhà được kính bao phủ.
Về trang thiết bị văn phòng, cần nhấn mạnh tầm
quan trọng của thang máy, tầng hầm, hệ thống điều hòa, phòng vệ sinh và vật liệu
trang trí. Những trang thiết bị này sẽ quyết định đến giá trị sử dụng của toàn
bộ tòa nhà về dài hạn. Không khó để có thể nhìn thấy vẻ sốt ruột của những nhân
viên làm việc trong những tòa nhà cũ khi mỏi chân chờ đợi thang máy hay đi tìm
phòng vệ sinh.
Chủ nhà luôn cần lưu ý tân trang tòa nhà khi
cần thiết bởi chất lượng trang thiết bị sẽ ảnh hưởng đến tỉ lệ lấp đầy của tòa
nhà. Nếu tính thẩm mỹ và chất lượng trang thiết bị trong tòa nhà không đáp ứng
được nhu cầu của khách thuê, khả năng cao khách thuê sẽ di dời văn phòng của họ
ngay khi kết thúc hợp đồng.
Hệ thống điện cũng cần phải đáp ứng mọi nhu
cầu của khách thuê doanh nghiệp. Tòa nhà văn phòng cho thuê cần có một hệ thống
cung cấp điện ổn định do một số đặc tính kĩ thuật của hệ thống cung cấp và nếu
tình trạng mất điện xảy ra, có thể gây ra chi phí thất thoát lớn như trường hợp
xảy ra gần đây tại Tp.HCM.
Việc mất điện sẽ dẫn đến rối loạn trong hệ
thống thông khí hoặc ngưng trệ quá trình truyền tải dữ liệu máy tính - gây mất
dữ liệu và tốn nhiều thời gian khôi phục. Hệ thống máy tính càng lớn, thời gian
khôi phục càng lâu sau khi chịu ảnh hưởng từ rối loạn của hệ thống điện, làm giảm
năng suất làm việc và tăng chi phí sửa chữa.
Tình trạng cung nhiều hơn cầu tại thị trường
văn phòng Việt Nam đã buộc các nhà đầu tư phải giảm chi phí, bằng cách cắt giảm
công suất điện hoặc chuyển các đầu mục trang thiết bị tối thiểu như hệ thống điện
dự phòng/hệ thống điều hòa dự phòng sang các nhãn hiệu khác chi phí thấp hơn
nhưng chất lượng thấp hơn. Hiện tượng này xảy ra ở hầu hết các tòa nhà, kể cả
tòa nhà văn phòng hạng A khu trung tâm.
Một vấn đề khác mà các khách thuê doanh nghiệp
càng ngày càng cần lưu tâm là thủ tục pháp lý đi kèm bởi một số chủ tòa nhà có
khó khăn tài chính hoặc nợ xấu cần thanh toán với bên thứ ba. Lựa chọn tòa nhà
nào để thuê là một quyết định quan trọng bởi mối quan hệ giữa chủ nhà và khách
thuê thông thường sẽ kéo dài nhiều năm.
Để giảm thiểu rủi ro gặp phải một chủ nhà
không đáng tin cậy, khách thuê có thể thực hiện quy trình thuê theo nhiều bước như:
lựa chọn một chủ nhà có uy tín, có bằng chứng cho thấy kinh doanh thuận lợi, khảo
sát tài chính của chủ nhà và đưa ra thỏa thuận thuê với điều kiện khách thuê có
thể chấm dứt hợp đồng khi chủ nhà không thể thực hiện được trách nhiệm bên cho
thuê.
Các tập đoàn đa quốc gia hoạt động tại Việt
Nam thường sử dụng dịch vụ đại diện khách thuê. Yêu cầu về văn phòng cho thuê của
những công ty này rất tiêu chuẩn, bởi họ từng hoạt động tại các thị trường mà
cơ sở hạ tầng phát triển cao hơn Việt Nam nhiều lần. Điều này nhiều khi dẫn đến
bế tắc trong thỏa thuận bởi những yêu cầu mà khách thuê tập đoàn đa quốc gia
đưa ra lại được xem là không thể đáp ứng được đối với chủ nhà.
Hầu hết những trường hợp như vậy đều cần có
thỏa hiệp giữa các bên, bên thuê cần linh động và thích ứng với thị trường Việt
Nam, ngược lại, bên cho thuê cũng cần chấp nhận những “quy chuẩn tập đoàn” mà
khách thuê đòi hỏi cần được đáp ứng. Điều này dĩ nhiên sẽ gây ra nhiều phiền phức
cho cả hai bên, tuy nhiên, sự hỗ trợ của dịch vụ đại diện khách thuê sẽ giúp
khách thuê hạn chế tối đa mọi rủi ro tiềm ẩn.
Ngày nay, việc lựa chọn được một văn phòng
thích hợp không phải là chuyện một sớm một chiều. Các doanh nghiệp, công ty muốn
thuê văn phòng trọn gói cần phải cân nhắc các yếu tố mình cần để có thể mang lại
sự lựa chọn tốt nhất cho công ty. Theo như xu hướng từ các trang tin mua bán
TPHCM, các doanh nghiệp thường thuê văn phòng hạng trung bởi mức chi phí không
quá cao lại vẫn đảm bảo được những điều kiện cơ sở cần thiết cho công ty.
